Hoe focussen op je taken in de waan van de dag?
“Ik heb het gevoel dat ik vaak allerlei dingen tegelijkertijd aan het doen ben, waardoor ik niet efficiënt ben: ik ben bezig met iets, er komt iets anders tussen dat belangrijker is, dan weer naar het eerste maar waar zat ik nu weer, dan komt er al een volgende vraag… En zo gaat het maar door.”
Als apothekers worden we enorm veel gestoord tijdens onze dag. Aan een taak beginnen en ze meteen afwerken, dat is nagenoeg onmogelijk. Alhoewel deze vraag herkenbaar is, kunnen er veel oorzaken zijn waarom je constant brandjes moet blussen. Zonder de achtergrond te kennen, geef ik hieronder drie technieken om hiermee om te gaan:
- OHIO of Only Handle It Once
Duurt het minder dan twee minuten om het af te werken? Doe het dan meteen! Dat kan gaan over een e-mail sturen, iets opzoeken, een bestelling plaatsen,… Tracht het meteen af te werken als het minder dan twee minuten tijd in beslag neemt.
- Delegeer
Zelf een product opzoeken of het doorgeven aan de infodienst van je groothandel? Probeer zoveel mogelijk te delegeren als je het niet noodzakelijk zelf moet doen. Geef tijdens het delegeren mee hoe de oplossing er moet uitzien. Bel dan zelf je patiënt op als je meer nieuws hebt zodat je voor jezelf voldoende tijd krijgt om het uit te zoeken.
- Prioriteiten
Het meest dringende, doe je eerst. Breng jezelf niet in problemen door onrealistische beloftes te maken aan je patiënten. Het is beter om iets sneller klaar te zijn dan om niet klaar te zijn op het moment dat je het beloofd hebt.
Ziet elke werkdag eruit alsof je van de ene brandhaard naar de andere holt? Neem even de tijd om na te denken over de oorzaken. Als je die kent, kan je ook aan oplossingen werken. Er is niets dat zoveel mentale capaciteit verbruikt als onafgewerkte taken die je je tracht te herinneren.
Een blad papier nemen en alles noteren wat door je hoofdschiet, een zogenaamde braindump, is mijn favoriete tool in zo’n situatie. Vervolgens kan je al deze items sorteren op datum, prioriteit, hoeveel tijd je nodig hebt of welke acties nodig zijn om de volgende stap te zetten.