Wie wil starten met lean, raad ik altijd aan om eerst het eigen bureau en de eigen taken onder handen te nemen. Zo geef je niet alleen het goede voorbeeld, maar kan je ook leren je eigen systemen uit te werken en ze te onderhouden. Die kennis neem je dan mee naar het helpen optimaliseren van andere plekken in je apotheek of thuis.
Maar hoe begin je aan een clean desk? En hoe onderhoud je dat dan? In dit blogartikel help ik je op weg met vijf eenvoudige stappen!
1. Opruimen
Leg alles wat niet thuishoort op je bureau meteen op de juiste plek. Hoe kan je voorkomen dat je bureau een dumpplek van problemen wordt? Denk daar alvast over na. Kies vaste plekjes voor je stempel, perforator en ander bureaumateriaal. Denk ook na over hoe en waar je je spullen aanvult.
2. Verwijderen van onnodige spullen
Liggen er spullen op je bureau of in je lades die je al een jaar of langer niet meer gebruikt hebt? Verwijder ze dan van je werkplek. Wat je echt niet meer nodig hebt maar nog bruikbaar is, kan naar de kringloopwinkel. Dingen die defect zijn, gooi je maar beter weg.
3. Herschikken gericht op jouw administratie
Welke taken voer je uit op je bureau of wil je gaan uitvoeren in de toekomst? Heb je daarvoor alles bij de hand? Als vuistregel bewaar je items die je vaak nodig hebt, dichterbij dan spullen die je minder frequent nodig hebt.
Maak bijvoorbeeld een plekje vrij voor inkomende post, bestelbons, facturen in afwachting van betaling, etc. Zorg dat het voor iedereen duidelijk is wat wat hoort.
Quote: Make your workspace into a showcase that can be understood by everyone at a glance – Taiichi Ohno
4. Schoonmaken
Geef toe, een net bureau nodig uit om te werken en productief te zijn. Kan je je vernieuwde werkplek gemakkelijk schoonmaken? Misschien is er nu wel plek voor een leuke foto of een plantje? Maak van je werkplek een fijne plek waar je je goed voelt.
5. Volhouden
Opruimen en herschikken is vaak niet zo moeilijk, maar je werkplek opgeruimd houden is dat wel. Denk na hoe je kan voorkomen dat je in je oude gewoontes hervalt. Maak medewerkers attent op welke problemen nog op je bureau mogen terechtkomen (en waar dan!) en welke niet. Tracht elke avond voor sluitingstijd een momentje te nemen om je bureau weer netjes achter te laten voor de volgende werkdag. Welke items kan je nog verwerken, wat blijft liggen tot morgen? Een reset als het ware, want niets is zo fijn om de dag te starten op een nette werkplek.
Zijn er routines die je kan ontwikkelen? Experimenteer dan zeker ook met een week- en/of dagplanning! Wil je elke dag een half uurtje om bankzaken te regelen? Baken dit dan duidelijk af in de werkdag en communiceer dit met je team. Tracht zoveel mogelijk taken en deadlines in je agenda te zetten. Wat minder dan twee minuten duurt, doe je uiteraard meteen. Wat kan wachten, krijgt een plekje in je agenda. Werk zoveel mogelijk toe naar een routine die voor jou werkt en geef jezelf de tijd en ruimte om te experimenteren met een ideale dagindeling voor je bureauwerk.
Je hebt nu vast enkele minuten extra vrijgemaakt. Denk goed na over hoe je in de toekomst wil gaan werken, misschien moet je je bureauruimte nog verder bijsturen.
Een nette werkplek is de basis voor het verder optimaliseren en efficiënter maken van je backoffice. Als je enkel die spullen bij de hand hebt die je nodig hebt voor je dagelijkse taken, maak je veel tijd vrij.
Wie dit onder de knie krijgt, heeft al een belangrijke stap gezet richting optimaliseren volgens lean. Schrijf je in op de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven van nieuwe posts!