Elke apotheek heeft een kwaliteitshandboek. Maar hoeveel apothekers openen het regelmatig? Als apotheker ken je het gevoel: je hebt alles netjes gedocumenteerd, de inspectie of audit is voorbij en het handboek verdwijnt weer. Tot de volgende keer, omdat het in de praktijk gewoon niet werkt als een werkinstrument. Dat is geen persoonlijk falen. Het is een structuurprobleem.
MyQA: een goede kapstok, maar geen werktool
MyQA van APB is de standaard voor Belgische apotheken. Het is uitgebreid, compliant en een solide basis om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Als kapstok voor je kwaliteitssysteem is het waardevol. Maar uitgebreid betekent niet altijd bruikbaar.
Neem de procedure voor verhuurde aerosoltoestellen. MyQA beschrijft dat je het debiet of de druk moet meten. Niet hóe. Niet met welk toestel. Niet wat de norm is. Je moet het zelf maar uitzoeken. Dat is geen procedure. Dat is een herinnering en herinneringen delegeer je niet aan je team.
Dit patroon zit door heel myQA: het systeem is zo algemeen gehouden dat het toepasbaar is voor elke apotheek in België. Daarom is het voor jouw apotheek te vaag om echt mee te werken. De invulling blijft bij jou liggen. En dus gebruik je myQA niet regelmatig.
Het probleem met te algemene procedures
In lean noemen we dit een gebrek aan standaardwerk. Standaardwerk betekent: de beste manier om iets te doen, zo concreet vastgelegd dat iedereen het op dezelfde manier kan uitvoeren en zonder dat jij erbij moet zijn. Een procedure die je nog moet interpreteren voor je ze kan uitvoeren, voldoet daar niet aan. Ze schept onduidelijkheid, kost tijd, en zorgt ervoor dat taken blijven hangen bij de persoon die het al weet, meestal jij. Het gevolg is voorspelbaar: procedures worden niet opgevolgd, taken worden niet gedelegeerd en jij blijft de enige die weet hoe het echt werkt in jouw apotheek.
Wat een werkbaar kwaliteitssysteem wél doet
Een kwaliteitssysteem dat écht werkt, heeft drie eigenschappen:
- Het is concreet genoeg dat een nieuwe medewerker een taak zelfstandig kan uitvoeren. Niet na een mondelinge uitleg van een halfuur maar gewoon door de procedure te lezen en te volgen.
- Het is snel genoeg om dagelijks te gebruiken. Als je vijf minuten moet zoeken voor je de juiste procedure vindt, gebruik je het systeem niet. Informatie moet vindbaar zijn op het moment dat je ze nodig hebt.
- Het is eenvoudig genoeg om bij te houden. Een systeem dat je elk kwartaal een weekend kost om up-to-date te houden, is geen systeem. Het is een extra job.
Het tijdswinstpakket als aanvulling op myQA
Het kwaliteitshandboek blijft waardevol als compliancekapstok. Het geeft je de structuur die wettelijk vereist is en zorgt dat je niets vergeet op het vlak van kwaliteitsbewaking. Daar is het voor gemaakt en daar doet het zijn werk.
Maar voor de dagelijkse werking, de taakverdeling, procedures die je team zelfstandig kan uitvoeren, overzicht over wie wat doet en wanneer, heb je iets anders nodig. Iets dat niet in een map staat maar open staat op het scherm van je team. Iets dat niet beschrijft dát iets moet gebeuren, maar ook hóe. Dat is precies waarvoor het Tijdswinstpakket gemaakt is.