Wat vliegt de tijd! Het lijkt pas gisteren dat ik, samen met mijn broer, de apotheek overnam. Vastberaden om alles wat ik geleerd had als vervanger en titularis in de praktijk om te zetten, ging ik aan de slag. Ik heb een duidelijk beeld van de uitkomst, waar we naartoe moeten en de weg daarnaar toe. Ik besefte niet dat dit niet voor iedereen even duidelijk was en ging als een sneltrein aan de slag. Al gauw konden we hetzelfde werk doen met 2 FTE minder. En dat enkel door het toepassen van 5S, werken op verschillende soorten verspillingen en het invoeren van productlokalisaties. Zo werd er minder gezocht naar producten. Vervaldatabeheer evolueerde van een systeem met gekleurde labels naar het beheren via de software, wat het veel minder arbeidsintensief maakte.
Mijn non stop optimalisaties werden niet altijd in dank afgenomen, tijdens COVID geraakte ik uitgeblust en werkte ik niet meer graag in de apotheek. Een ervaren coach deed me inzien wat mijn talenten en valkuilen waren. Ik kreeg inzicht in mijn gedrag dat enerzijds de apotheek sterk vooruit hielp, maar anderzijds mensen soms op de zenuwen werkte. Via een vriendin kwam ik in contact met lean six sigma en ging ik de opleiding tot black belt volgen. Ik ontdekte de theorie achter alle optimalisaties die ik al doorgevoerd had en kwam terecht in een groep gelijkgestemde zielen. Wat een fijne tijd en fijne lessen.
Er was nog een eindproject in te leveren, met een klein hartje lichtte ik mijn team in. Een zoveelste project, daar was weinig goesting voor. Toch zette ik door, want ik wou het aantal patiënten dat moet terugkomen om een niet-voorradig product op te halen, doen dalen. Patiënten die een tweede keer moeten langskomen, dat is niet alleen verspilde tijd en energie voor het apotheekteam, maar ook niet fijn voor de patiënt. Zeker in een realiteit waarbij je je online bestelling morgen al aan je deur kan hebben. Zo’n black belt project is vaak een team effort maar ik nam het overgrote deel van het werk op mij. Na een statistische analyse van zes maanden verkoopgegevens, distilleerde ik de ideale bestelparameters. Toepassen ervan zorgde ervoor dat gemiddeld 90 procent van onze patiënten meteen van de eerste keer alle gevraagde producten kan meenemen. Wat een tijdswinst! Daarenboven verloopt het uitpakken van een levering nu ook sneller.
Als resultaat konden mijn broer en ik 4/5e gaan werken. Ik besloot me volledig te richten op lean six sigma voor apothekers om collega’s zoals jij te helpen met het optimaliseren van de backoffice.
Naar aanleiding van de moederschapsrust van onze adjunct, besloten we een nieuwe adjunct aan te werven. Al snel kregen we via via goede referenties en maakte een ervaren apotheker haar intrede. Tijdens de eerste maanden viel het op hoe niet-gedocumenteerd onze werkwijze is. Tien jaar van optimaliseren in hetzelfde team zorgde ervoor dat iedereen dezelfde werkwijze hanteerde, maar die was nergens terug te vinden. Het leek moeilijk te zijn om onder de knie te krijgen, ondanks mijn snel opgestelde schema’s en procedures. Deze periode, waarin we ook een stagiaire onder onze vleugels hadden, gaf aan hoe belangrijk het is om ook geschreven protocollen te hebben. Afgelopen jaar lag mijn focus dus vooral op het documenteren van onze werkwijze, wat ik gedaan heb in een digitale tool. Zo hebben we nu een heuse digitale workspace waarin op termijn werkelijk alles in terug te vinden is. Van interessante info, tot bestelinfo, tot procedures en videoinstructies om de tarificatie tot een goed einde te brengen.
Het inspireerde me nog meer om jou, als apotheker, ook op weg te helpen met digitale ondersteuning zodat je werk vlotter verloopt en je meer tijd vrij hebt voor je patiënten. Optimaliseren blijft nodig, of je nu net begint of eerder al ervaring hebt. In de maandelijkse nieuwsbrief geef ik updates over waar ik op dat moment mee bezig bent. Schrijf je in via het formulier hiernaast!