In de apotheek heb je te maken met je gewone voorraad geneesmiddelen, verbruiksartikelen zoals verpakkingsmateriaal, maar ook andere spullen die je nodig hebt om je werk te doen. Er zijn dus erg veel spullen om te beheren en daar een systeem in vinden, is niet altijd evident.
Zo heb ik veel meer balpennen liggen in de apotheek dan dat ik ooit zal kunnen verbruiken. En die nemen natuurlijk plaats in. Het kan overweldigend zijn om te beginnen met opruimen en een zeker minimalisme te hanteren.
Wat professionele opruimers je wijsmaken
Op sociale media word je vaak geconfronteerd met perfect opgeruimde kasten, met mooie opbergers en alles netjes gelabeld. Deze opruimgoeroes willen je doen geloven dat een goed opgeruimde kast met handige opbergers dé oplossing is voor de chaos in je hoofd. Ze beloven je minder stress en meer tijd vrij in een netjes uitziend huis of werkplek.
Laat me duidelijk zijn, dit heeft niets te maken met lean werken! Hoe pak je het dan wel aan?
In de afgelopen jaren heb ik gezien hoe toepassen van deze methode in apotheken niet alleen helpt om meer ruimte vrij te maken, maar ook om het werk aanzienlijk te verbeteren.
Gezond minimalisme
Hoeveel plaats zou jij winnen als je enkel die spullen in je backoffice hebt die je effectief nodig hebt om te werken? Een nette werkplek is de eerste stap richting een meer lean werkmethode.
Lean opruimen gaat over het wegnemen van spullen die je niet (meer) gebruikt uit je werkplek (of woning, want je kan het overal toepassen). Door deze items weg te nemen, krijg je ruimte vrij die je kan gebruiken om je werkplek beter in te richten. Je geeft alles een vaste plek.
Herschik volgens frequentie van gebruik
Wat je vaak gebruikt, zet je binnen handbereik. Spullen die je minder vaak nodig hebt, die mogen meer bovenaan in de kast. Richt je werkplek zo in dat je geen items moet verplaatsen om te nemen wat je nodig hebt.
Geef alles een vaste plek. Dat mag natuurlijk met een mooie, gelabelde opberger maar dat hoeft helemaal niet. Zorg er in elk geval voor dat je geen extra werk creëert met het aanvullen van je mooie voorraadpotten als de originele verpakking ook volstaat.
Bovendien zijn al die opbergers erg kostelijk en nemen ze ruimte in beslag. Alhoewel ze zorgen voor een visueel aantrekkelijke kast, is het belangrijker dat je ze werk eenvoudiger maken. Het is niet de bedoeling dat je na het opruimen met een ingewikkelder proces zit dan ervoor.
En dan het moeilijkste…
Leg alles terug na gebruik
Lean draait dus niet om een perfect uitziende kast, maar om een doorgedreven systeem met minimale verspillingen. Door alles een vaste plek te geven en na gebruik ook je spullen terug terug te leggen, onderhoud je je nette werkplek. Die is bovendien veel eenvoudiger schoon te maken.
For every minute spent in organizing, an hour is earned – Benjamin Franklin
Een opgeruimde werkplek is fijn, maar laat het vooral een eenvoudig te onderhouden opgeruimde werkplek zijn. Zonder ingewikkelde systemen met speciale opbergers die je systeem om aan te vullen nog ingewikkelder maken. Een zeker minimalisme is wenselijk en dat is bovendien ook beter voor het milieu!
Deze methode is de eerste stap om lean te introduceren op je werkplek of in je woning. Het mooie van deze techniek is dat het altijd lukt en zorgt voor meer werktevredenheid. Zoeken naar spullen is meteen verleden tijd. De werkplek is netjes en schoon en dat is fijn voor iedereen. Zo komt er tijd vrij en is er meer focus op de patiënt.
Een lean werkplek is voor iedereen binnen handbereik en het begint bij een simpele stap naar minimalisme en efficiëntie.
Wil je zien wat lean voor jouw apotheek kan betekenen? Schrijf je in voor de nieuwsbrief of plan een vrijblijvende kennismaking, zodat we samen aan een georganiseerde werkplek kunnen werken.