Met goed ingestelde voorraad verminder je verspilling en verhoog je efficiëntie. Voor een apotheek is voorraad een van de grootste kostenposten. Denk aan medicatie die te lang op de plank blijft liggen, producten die je onverwacht mist of onnodig veel kapitaal dat vastzit in overstock.
Maar waarmee moet je rekening houden bij het instellen van je bestelparamaters? Hoe weet je of je de juiste producten in huis hebt voor je patiënten?
Door lean principes toe te passen, kun je ervoor zorgen dat je voorraadbeheer niet alleen efficiënter, maar ook overzichtelijker wordt. Begin met een focus op drie belangrijke soorten verspilling:
- Te veel voorraad die waardevol kapitaal blokkeert.
- Te weinig voorraad, wat leidt tot (ontevreden) patiënten die moeten terugkomen.
- Producten die niet meer bruikbaar zijn of onverkoopbaar geworden zijn.
De bestelparameters instellen voor optimaal beheer
Goed ingestelde bestelparameters vormen de basis van efficiënt voorraadbeheer. De minimum- en maximumvoorraden moeten afgesteld worden op jouw verkoopcijfers en seizoenspatronen. Rekening houden met hoe lang het duurt eer een levering binnenkomt, is daarbij belangrijk. Net zoals continu evalueren en bijsturen van je parameters.
En dat is moeilijk. In mijn black belt project ging ik met dit vraagstuk aan de slag. Alhoewel de analyse en implementatie me maanden gekost hebben, is het resultaat eigenlijk heel eenvoudig implementeerbaar. Maar vooraleer je dat kan implementeren is het belangrijk om je werkomgeving efficiënt te organiseren. Zo niet dreigt je voorraadbeheer helemaal te ontsporen.
Lean tools ter ondersteuning van voorraadbeheer
Voor je begint met het optimaliseren van je parameters, is het belangrijk de onderliggende processen te optimaliseren. Dat kan je doen met:
- Kanban of signaalkaartjes: Een visueel systeem dat je helpt voorraadniveaus te monitoren en tijdig bij te bestellen. Denk aan eenvoudige kaarten of kleurcodes om te zien wanneer het tijd is om actie te ondernemen. Bijvoorbeeld een kaartje onder de voorlaatste verpakking etiketten om je eraan te herinneren je bestelling te plaatsen.
- 5S voor een ordelijke werkplek: Organiseer je apotheek zodat het overzichtelijk en efficiënt is, zo verminder je fouten en verspilling.
- PDCA-cyclus: Deze cyclus (Plan-Do-Check-Act) helpt je voorraadbeheer continu te verbeteren door kleine aanpassingen te testen en te evalueren.
Het belang van samenwerking met je team
Zelfs de beste systemen werken niet als je team niet meedoet. Betrek je medewerkers bij het proces door hen inzicht te geven in het nut van efficiënt voorraadbeheer en hen te trainen in het gebruik van de tools. Een goede aanpak is om een verantwoordelijke voorraadbeheer aan te wijzen. Deze persoon is verantwoordelijk voor het monitoren van voorraadniveaus, het beheren van bestelparameters en het signaleren van verbeterkansen.
Door lean voorraadbeheer toe te passen kun je niet alleen tijd en geld besparen, maar ook rust en overzicht bewaren in je apotheek. Met goed ingestelde bestelparameters, effectieve lean tools en een betrokken team wordt voorraadbeheer eenvoudiger en efficiënter.
Wil je deze aanpak in jouw apotheek toepassen? Leer alle details en tools in mijn e-learning Farmaflow, inclusief praktische tips en begeleiding om jouw voorraadbeheer naar een hoger niveau te tillen. [Klik hier voor meer informatie!]
Na het optimaliseren van je werkplek volgens de basisprincipes, krijg je na zes maanden toegang tot alle details van het black belt project. Kant en klaar om te implementeren in jouw apotheek! Met gegarandeerd resultaat zodat minder patiënten moeten terugkomen om een niet-voorradig product op te halen!
Met lean voorraadbeheer maak je jouw apotheek klaar voor de toekomst. Laat verspilling achter je en ontdek hoe efficiëntie je werk makkelijker en aangenamer maakt!