En hoe je dat oplost
Je hebt een kwaliteitshandboek, netjes ingevuld op myQA. In principe staat daar alles in wat er moet geweten zijn over hoe iets moet uitgevoerd worden in jouw apotheek.
En toch doet iedereen het net iets anders. De ene collega doet het zo, de andere heeft een andere volgorde. Niemand doet het echt fout, maar het verloopt ook niet op dezelfde manier. En dat is een probleem, want het geeft variatie in de kwaliteit en kans op fouten.
Herkenbaar? Dan is dit artikel voor jou. Ik leg uit waarom dat gebeurt, wat de meeste procedures fundamenteel ontbreken en hoe je het dan wel aanpakt.
Een procedure is niet enkel een verplichting voor je kwaliteitshandboek.
Het woord protocol of procedure roept bij veel apothekers meteen weerstand op. Het is iets wat je moet doen voor de wetgeving, saai en formeel. Je doet het omdat het moet. Daardoor mis je de belangrijkste reden om je werkmethode in een protocol te gieten, namelijk als geheugensteun.
Zo’n geheugensteun is het meest waardevol voor de dingen die je niet vaak doet. Je dagelijkse taken zitten in een routine, die gaan vanzelf en daar hoef je amper nog over na te denken. Maar iets dat minder frequent voorvalt? Dan start je elke keer weer met opzoekwerk. Want hoe zat dat ook alweer?
Een concreet voorbeeld is de jaarlijkse vaccinatiecampagne voor griep en COVID. Zonder gedocumenteerde werkwijze is het elk jaar weer zoeken. Wanneer mag je bestellen, hoeveel moet je bestellen, wanneer kan je vaccineren en wanneer niet, hoeveel mensen kunnen er per uur langskomen,…?
Met een procedure staat het in een keer duidelijk vast, vind je het terug wanneer je het nodig hebt, zonder al te diep in je geheugen te moeten graven.
Dat is het echte voordeel, geen tijd meer verliezen met het uitzoeken van dingen die je eigenlijk al eens uitgezocht had.
De fout die de meeste procedures laat mislukken
Als apothekers een procedure schrijven, gaat het meestal meteen over de stappen: eerst dit, dan dat en vervolgens… Dat lijkt logisch en essentieel. Maar wat belangrijker is, is het beschrijven van het eindresultaat nog voor je de stappen uitwerkt. Wanneer is de taak klaar? Je noteert dus zorgvuldig wat het moet opleveren, voor je uitwerkt wat je moet doen.
Als je dat niet doet, dan blijven je tussenstappen vaak vaag. Voor jou is het duidelijk, maar voor een collega die de taak nog niet goed kent is het onvoldoende. En dan worden de vage tussenstappen naar eigen goeddunken ingevuld.
Zo stel je in drie stappen een ijzersterke procedure op
- Beschrijf het eindresultaat en wees zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: elk product staat op de juiste plaats en heeft een plaatscode gekregen. Zo kan jij ook snel checken of de taak goed is gedaan, zonder dat je erbij moest staan.
- Maak een lijstje van benodigdheden, zo ligt alles zeker klaar bij aanvang van de taak.
- Werk duidelijke tussenstappen uit in detail. Iemand die de taak niet kent, kan het stappenplan volgen zonder een vraag te stellen. Je kan dit als test gebruiken: laat iemand die het protocol nog nooit gebruikt heeft, het uitvoeren op basis van wat er staat. Is er iets niet duidelijk? Dan is het te vaag of ontbreekt er een stap en moet je bijsturen.
Klein beginnen is goed genoeg
Je hoeft niet meteen je hele kwaliteitshandboek aan te passen. Begin met de taken die het meeste verwarring geven of die het vaakst aan jou gevraagd worden omdat niemand anders het weet. Dat zijn de taken die niet goed gekend zijn of weinig voorkomen en waar je het meeste tijdswinst kan halen.
Wil je hier structureel mee aan de slag? Dan leer ik je hoe je een standaard werkmethode met procedures opbouwt in het Tijdswinstpakket. Een handig overzicht van je repetitieve taken met ruimte voor aanvullende documentatie. De digitale tweeling van je apotheekbrein als het ware.